یکی از نشانه های سازمان های موفق، میزان و درجه ی نهادینه شدن فرهنگ پاسخگویی در آن سازمان است. آیا در سازمان شما تمام کارکنان از در نگهبانی تا بالاترین رده ی سازمان خودشان را در مقابل مشتری مسئول می دانند و اگر فردی که مشتری با او کار دارد در محل کارش حاضر نباشد دیگران داوطلبانه و مشتاقانه برای پاسخگویی راهگشا به او اقدام می کنند و نبود آن همکار را دلیل محکمی برای اینکه ارباب رجوع در روز دیگری مراجعه کند نمی دانند.
فرهنگ پاسخگویی و سازمان های موفق
چگونه می توانیم فرهنگ پاسخگویی را در سازمان خویش نهادینه کنیم؟
- وقتی مدیران در تمام سطوح، رفتار مطلوب را سرمشق قرار دهند و از رفتارهای تجزیه گرایانه بین واحدهای مختلف سازمان جلوگیری کنند و مشتری نوازی را در قالب یک نگرش سیستمی در کل سازمان مورد تأکید و تشویق قرار می دهند.
عضویت در کانال تلگرام آموزش CRM
- وقتی کارکنان برای پاسخگویی آموزش ببینند و میزان آگاهی خویش را برای ارتقای رضایت مشتریان در تمام رفتارها، بویژه پاسخگویی بموقع، بجا و مطلوب به دستورات مشتری را فرا گیرند و اجرا کنند.
- وقتی کارکنان برای پاسخگویی انگیزه داشته باشند، آنگاه می توانیم ادعا کنیم که فرهنگ پاسخگویی در سازمان مان نهادینه شده است.
- یادمان باشد آگاهی به یک موضوع، با علاقه به اجرای آن متفاوت است؛ لازم است فعالیت های دل افزاری در سازمان مورد عنایت مدیران باشد. مدیران انگیزه ی کارکنان را برای پاسخگویی ارتقا دهند.
فرهنگ پاسخگویی
- وقتی کارکنان برای پاسخگویی اختیار داشته باشند.
البته مسئولیت خواهی باید با میزان اختیاری که به فرد داده می شود تناسب داشته باشد. مدیران لازم است امر تفویض اختیار را پس از آموزش در سازمان جدی بگیرند، اما این امر را هم بدانند که تفویض اختیار نافی مسئولیت تفویض کننده نیست و تفویض اختیار نیروهای شایسته را با رهایی سازی مسئوایت ها و سپس تنها گذاشتن آنها اشتباه نگیرند.
مشتریان شاکی با وجدان
این مشتریان، وجدان خودشان را قاضی می کنند، ایرادشان بحق و بجا است و از این طریق کم کاریها و ایرادات خودشان را هم گوشزد می کنند، مثلاً اگر از دستگاه بخوبی مراقبت نکرده اند این موضوع را بازگو می کنند، در مقابل ایشان با صداقت و با دقت رفتار کنید، بهتر است رانندگی ماشین مذاکره را به آنها بسپارید. از وجدان و نحوه ی قضاوت آنان به نیکی یاد کنید، حرف حق ایشان را با کمال میل بپذیرید و از اینکه جامع به موضوع نگاه می کنند از آنان قدردانی کنید.
مشتریان شاکی
به این خاطره که مربوط به یک شرکت عرضه کننده ی کنسرو ماهی است توجه کنید. روزی خانمی تماس گرفته بودند و خواستار مذاکره با شخص مدیر عامل شده بودند. تلفن به ایشان وصل شد؛ خانمی ناراحت و عصبانی در پشت خط بودند که اعلام کرده بودند با این تبلیغات شیک و بسته بندی عالی، چرا محصولتان مناسب نیست؟ مدیر عامل از ایشان توضیحات بیشتری می خواهد. او می گوید که دیروز عصر، چند نفر از دوستان به منزل آنها آمده بودند و برای عصرانه کنسرو ماهی را باز کرده و برای میهمانان آورده بودند؛ حال بعد از گذشت چند ساعت، من به عنوان میزبان مسموم شده ام، پس کنسرو شما آلوده است.
آقای مدیر عامل از ایشان می پرسد که آیا از آن کنسرو چیزی باقی مانده است. مشتری پاسخ می دهد بله. مدیرعامل درخواست می کند که نشانی منزلشان را به او بدهند تا یکی از کارکنان بیاید و کنسرو را برای انجام آزمایش بگیرد. پس از دریافت نشانی، خود مدیر مذکور با گل و شیرینی به همراه همسرشان به منزل مشتری مراجعه می کنند. وقتی مشتری از پشت آیفون می شنود که شخص مدیرعامل و همسرش مراجعه کرده اند، شوکه می شود و آنان را به منزل دعوت می کند.
عضویت در کانال تلگرام آموزش
پس از احوالپرسی، مدیر عامل می خواهد که قوطی کنسرو را ببیند و سپس از درون قوطی قطعه ای از ماهی را برمی دارد و می خورد (او به محصول خودش اطمینان کامل داشت) و در مقابل سر و صدای مشتری که می گفت "نخورید، مسموم می شوید"، به خوردن ادامه می دهد و سپس می پرسد که "خوب؛ بفرمایید حالا چند ساعت طول می کشد که مسموم شوم؟". مشتری می گوید حداکثر تا فردا صبح. مدیرعامل از مشتری می خواهد که فردا صبح به ایشان زنگ بزند؛ وقتی فردا با هم صحبت می کنند، مشتری متوجه می شود که شخص مدیر، کاملاً سالم و سرحال است.
حال نوبت مدیر عامل بود که از مشتری بخواهد لطفاً اجازه بدهید اتومبیل بفرستم تا شما را برای حضور در دفترمان دعوت کنیم. مشتری با کمال میل می پذیرد و با اتومبیل خودش می آید. در آنجا نیز تأکید می کند که حتماً عامل مسمومیت اش چیز دیگری بوده است، چون با دوستانش تماس گرفته و آنها همگی کاملاً سالم بوده اند و موضوع با تحویل بسته ای از محصولات شرکت به عنوان کادو به مشتری عزیزی که نارضایتی خود را اعلام کرده بود، تمام می شود.
اما نه، کمی صبر کنید. یک فروشگاه بسیار معروف تهران که با مراجعات مکرر فروشندگان شرکت مذکور، تمایلی به خرید اجناس آنها نشان نمی داد، چند روز بعد خودشان تماس می گیرند و سفارش کالا می دهند و در مقابل تعجب کارکنان شرکت تولید کننده ی کنسرو ماهی، می گویند که آن خانم از مشتریان خوب ما است و بیان آن ماجرا، ما را برای کار با شما بسیار ترغیب کرد.